Как да свържете AIConto с Microinvest Делта Pro: пълно ръководство за интеграция
Интеграцията на AIConto с Microinvest Делта Pro е проектирана да бъде максимално проста и бърза. В това ръководство ще ви преведем през целия процес — от дигитализацията на хартиените документи до първата автоматично осчетоводена фактура в Делта Pro.
Стъпка 0 — Дигитализацията: задължителна, не опционална
Преди да говорим за AI обработка, трябва да говорим за дигитализация. Ако работите с хартиени фактури — това е вашата реална стъпка 0.
Счетоводна кантора от Варна с 7 счетоводители и 80+ клиента установи, че 70% от документите им пристигат на хартия. Решението: Iris Scan Desk — настолен скенер за бързо дигитализиране на документи.
Ползата е двойна. Първо — фактурите се сканират бързо и директно се изпращат като PDF по имейл към AIConto. Второ — вече имате дигитален архив. При насрещна проверка, ревизия или рутинна справка от НАП за възстановяване на ДДС — документите се качват мигновено. PDF файловете могат да се обединяват в един, което спестява допълнително време при проверките.
Вижте как работи дигитализирането на практика:
Ако всички документи вече са цифрови — преминете директно към Стъпка 1.
Какво ви трябва преди да започнете
Предварителни изисквания:
- Активен лиценз за Microinvest Делта Pro
- Инсталиран Sendera (системата за електронен обмен на документи)
- Gmail акаунт, създаден специално за документооборота
- Достъп до интернет
- Поне 1-2 примерни фактури за тестване
Sendera е безплатната система за обмен на електронни документи, която работи заедно с Microinvest Делта Pro. Ако все още не я използвате, можете да я изтеглите от официалния сайт на Microinvest. Тя е мостът, през който AIConto изпраща готовите счетоводни записи директно във вашия Делта Pro.
dokumenti.kantora@gmail.com. Не използвайте личния акаунт на счетоводителя. По-лесно се управлява, проследява и при нужда се прехвърля.
Стъпка по стъпка: свързване за 30 минути
1. Регистрация в AIConto — 5 минути
Посетете aiconto.com и създайте безплатен акаунт. Въведете името на вашата фирма, ЕИК и основните контактни данни. Изберете план, който отговаря на вашия обем документи — можете да започнете с безплатно демо.
2. Свързване на Sendera акаунт — 5 минути
В настройките на AIConto въведете вашите Sendera креденциали. Системата ще установи автоматична връзка с вашия Microinvest Делта Pro. Това е еднократна настройка — след това комуникацията е напълно автоматична.
3. Импорт на сметкоплан — 5 минути
AIConto автоматично прочита вашия индивидуален сметкоплан от Делта Pro чрез Sendera. Системата анализира всички активни счетоводни сметки и аналитичности, ДДС статуса на вашата фирма и описанията на сметките.
Това е критично: AI агентът не работи с примерен сметкоплан. Той се адаптира изцяло към вашия начин на работа. Колкото по-добре описани са сметките, толкова по-висока е автоматичната точност от първия ден.
4. Тестване с реални фактури — 10 минути
Качете 5-10 от вашите реални фактури — PDF, сканирани документи или снимки. Препоръчваме да включите поне една фактура с материални сметки, ако работите с такива. AI агентът ще ги обработи и ще генерира счетоводни записи, които ще се появят директно в Делта Pro чрез Sendera. Прегледайте резултатите и се убедете в точността.
5. Настройване на автоматичен поток — 5 минути
Настройте автоматичен входящ канал за документи:
- Имейл: Препращайте фактурите директно от имейла си към Gmail акаунта на агента
- Мобилно приложение: Клиентите снимат и изпращат чрез Sendera
- API: За пълна автоматизация на документооборота
Оттук нататък всичко е автоматично — фактурите влизат, обработват се и се появяват готови за одобрение в Делта Pro.
Реален опит: кантора от Варна с 80+ клиента
Счетоводна кантора от Варна с 7 счетоводители премина през целия процес на внедряване. Резултатите след първия месец:
При търговска фирма с 50 фактури и над 50 артикула на фактура — спестени 10+ часа месечно само на един служител. Преди AIConto: всяка фактура се разделя ръчно и се смята позиция по позиция. След AIConto: агентът чете всеки ред, извлича количеството, единичната цена и осчетоводява в правилната подсметка автоматично.
Това е само при една фирма. При пълна интеграция на 80+ клиента очакването е освободено време на целия екип — не само на един служител.
Как работи на практика: ежедневният работен процес
След като интеграцията е настроена, ежедневният процес се опростява:
- Клиентът изпраща фактура — по имейл, чрез Sendera приложение или я давате на хартия и я сканирате с Iris Scan Desk
- AIConto обработва автоматично — разчита документа, проверява ДДС, прилага валутни курсове, избира сметки от вашия сметкоплан
- Записът се появява в Делта Pro — чрез Sendera, готов за преглед
- Вие преглеждате и одобрявате — с едно натискане записът влиза окончателно в счетоводството
Вместо 5-7 минути на фактура при ръчно въвеждане, целият процес отнема под 30 секунди за преглед и одобрение. При 50 фактури дневно — над 4 спестени часа.
Ключови функции на интеграцията
Автоматична синхронизация на сметкоплана
Когато промените или добавите сметки в Делта Pro, AIConto автоматично се актуализира. Не е нужно ръчно да поддържате две системи — промените се отразяват при следващата обработка.
Интелигентно разпознаване на контрагенти
AI агентът запомня вашите контрагенти и техните обичайни типове разходи. Втората фактура от същия доставчик се обработва още по-бързо и по-точно.
Валидация на ДДС в реално време
При всяка фактура системата автоматично проверява ДДС номера на контрагента чрез VIES (за EU контрагенти) и базата на НАП (за български). Грешен или невалиден ДДС номер се маркира веднага, преди да влезе в счетоводството.
Автоматични валутни курсове
За фактури в чужда валута (EUR, USD, GBP и др.), AIConto автоматично прилага курса на БНБ за датата на фактурата. Без ръчно търсене и въвеждане на курсове.
Имейл нотификации
Получавате известия за всяка обработена партида фактури, за изключения, които изискват вашето внимание, и за обобщени отчети. Пълен контрол без постоянна проверка.
Често задавани въпроси за интеграцията
Готови ли сте да свържете AIConto с Делта Pro?
Заявете безплатно демо и ние ще ви преведем лично през целия процес на интеграция. Първите ви фактури ще бъдат обработени още днес.